Mengenal Arsip Digital: Kunci Mengelola Data & Dokumen di Era Modern

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki dokumen-dokumen penting yang harus disimpan dan diarsipkan dengan rapi. Dokumen seperti surat lamaran pegawai, data pegawai, daftar absen, fotokopi ijazah, daftar gaji, slip gaji, nota, bukti bayar, laporan, invoice, dan surat-surat lainnya harus diarsipkan agar dapat digunakan sesuai kebutuhan. Setiap harinya, pembuatan dokumen yang harus diarsipkan ini pasti akan selalu bertambah, sehingga ruang penyimpanan yang dibutuhkan pun harus bertambah dan tata cara pengelolaannya juga harus semakin efektif dan efisien. Sayangnya, mengelola arsip dengan cara yang konvensional membuat kita kesulitan. Dibutuhkan ruang penyimpanan yang luas untuk mengantisipasi bertambahnya dokumen, kita juga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari sebuah dokumen, distribusi dokumen antar unit perusahaan atau organisasi maupun pegawai juga kurang efektif, dan kemungkinan dokumen serta arsip mengalami kerusakan dan kehilangan juga tinggi.

Dengan era digital yang semakin berkembang, untungnya memengaruhi cara penyimpanan dan pengarsipan informasi. Pencatatan, penggandaan, pengelompokan, penyimpanan, hingga perawatan arsip kini sudah mengikuti perkembangan teknologi. Ada banyak keunggulan yang bisa kita dapatkan dari pengarsipan digital ini. 

Apa Itu Arsip Digital?

Arsip Digital atau Arsip Elektronik (e-Archive) adalah sistem pengumpulan informasi berupa dokumen, yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer dengan bentuk dokumen elektronik dan dikumpulkan menjadi arsip. Arsip ini disimpan dan dan diolah dalam sebuah format, di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Tujuannya adalah agar dokumen bisa lebih mudah dilihat, dikelola, ditemukan, dan digunakan kembali.

Kalau arsip konvensional biasanya disimpan dalam bentuk fisik berupa kertas-kertas, arsip digital ditaruh di file dan media elektronik. Dengan adanya media elektronik tersebut, proses pengelolaan serta pengurusan arsip menjadi lebih praktis dan tidak memakan waktu yang lama. Kita juga jadi lebih mudah dalam mengakses arsip secara fleksibel. 

Contoh Arsip Digital

Mungkin kamu bertanya-tanya, seperti apa sih bentuk arsip digital itu? Arsip digital ada berbagai macam, yaitu:

• Arsip dokumen teks seperti surat, dokumen tertulis, kontrak, laporan dan lain-lain yang disimpan ke dalam format digital misalnya TXT, DOC, atau PDF
• Arsip rekaman gambar misalnya foto, scan dokumen, blueprint dan gambar-gambar lainnya yang disimpan di dalam format digital misalnya JPG, JPEG, PNG, atau TIFF
• Arsip microfilm, merupakan arsip yang menggunakan microfilm. Microfilm adalah alat yang dipakai untuk memperkecil bentuk fisik film fotografi ke ukuran yang bisa mencapai 8mm/16mm
• Arsip rekaman audio seperti rekaman suara, rekaman wawancara, musik, hingga file audio lainnya yang disimpan ke dalam format digital yaitu MP3, WAV, hingga AAC
• Arsip rekaman video misalnya rekaman video, film, footage, dan file video lainnya yang disimpan ke dalam format digital seperti MP4, AVI, dan MOV
• Data terstruktur, merupakan data yang disimpan ke dalam database atau spreadsheet seperti data karyawan, data keuangan, hingga data pelanggan.
  

Apa Manfaat dari Arsip Digital?

Dengan menggunakan arsip digital, sebenarnya kita bisa memetik manfaat yang lebih banyak, yaitu:

• Kemudahan akses. Kita bisa lebih mudah mengakses arsip secara fleksibel. Ini membuat kita lebih hemat waktu, dibanding dulu kita harus melewati berbagai prosedur yang rumit
• Efisiensi ruang. Dengan menggunakan arsip digital, kita bisa lebih menghemat ruang penyimpanan yang sebelumnya diperlukan untuk dokumen fisik. Arsip-arsip yang dulu memerlukan lemari atau kotak yang besar untuk penyimpanan atau bahkan ruang khusus, kini digantikan oleh ruang penyimpanan digital yang lebih ringkas

• Keamanan data. Arsip digital memungkin kita lebih mudah mengelola data, dan tidak perlu terlalu khawatir akan keamanan data tersebut karena kita bisa melindunginya dengan tindakan keamanan seperti enkripsi dan akses terbatas. Hal ini dapat membantu kita untuk melindungi data yang kita miliki dari pencurian atau kerusakan fisik, seperti yang dapat terjadi pada arsip fisik

• Pelestarian dokumen. Dengan arsip digital, pelestarian dokumen akan menjadi lebih efektif. Tak hanya lebih rapi dan terorganisir, kita juga lebih mudah mengaksesnya kapan saja. Arsip digital juga memungkinkan kita melakukan pembaruan data secara berkala, untuk memastikan informasi tetap relevan dan akurat dari waktu ke waktu. Dokumen-dokumen penting juga dapat bertahan untuk jangka waktu yang lama tanpa kita harus takut kehilangan kualitas maupun integritasnya

• Kemudahan pencarian. Dengan ruang penyimpanan digital yang lebih ringkas, kita juga bisa lebih mudah untuk mencari data-data atau dokumen yang kita butuhkan. File-file yang disimpan sudah terorganisir dengan baik dalam sistem digital, sehingga memungkinkan kita menemukan data dan dokumen secara cepat dan efisien tanpa perlu repot menyisir dokumen secara manual

• Hemat biaya. Dengan menyimpan dokumen dalam arsip digital, kita bisa lebih hemat dalam melakukan pengelolaan dokumen hingga penyimpanan data. Dengan berkurangnya biaya operasional untuk melakukan pengarsipan konvensional, kita juga bisa menekan biaya perusahaan. Efisiensi yang dimiliki oleh pengelolaan arsip digital ini pada akhirnya akan membantu kita menurunkan biaya operasional secara keseluruhan.

• Ramah lingkungan. Arsip digital membuat pengelolaan dokumen menjadi ramah lingkungan. Kita tak perlu lagi menggunakan kertas, tinta, serta bahan-bahan lainnya sehingga secara tidak langsung kita membantu mengurangi limbah yang dihasilkan dari proses penyimpanan dokumen konvensional. Dengan arsip digital, kita setidaknya dapat berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan dan emngurangi jejak karbon dari operasional perusahaan atau organisasi kita. 

Arsip digital adalah solusi modern untuk pengelolaan dokumen yang lebih efisien, aman, dan mudah diakses. Dengan menerapkan arsip digital, Anda dapat meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan mempermudah akses terhadap informasi penting. Salah satu cara melakukan arsip digital adalah dengan memanfaatkan software yang mampu mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat.

Jika kita memiliki kemampuan untuk mengelola informasi dengan lebih efisien, makan arsip digital akan menjadi aset yang berharga untuk perusahaan. Karena itu, penting bagi kita untuk up to date dan memahami perkembangan dalam pengarsipan digital dan cara mengintegrasikannya agar lebih efektif dan efisien. Pastikan bahwa kita bisa tetap berada di garis depan dalam mendapatkan manfaat dari arsip digital ini. 

PT Mitra Utama Madani (MUM) memahami pentingnya beradaptasi untuk menghadapi tantangan di era globalisasi ini. Sebagai sumber daya manusia, kita perlu memiliki keterampilan yang holistik agar tidak tergerus oleh arus digitalisasi. Karena itu, MUM hadir untuk membantu mengembangkan hard skill dan soft skill yang sesuai dengan perkembangan inovasi digital, untuk menciptakan SDM yang unggul di bidang masing-masing. 

Informasi lebih lanjut:

Putri Amandawati

Corporate Communication

PT Mitra Utama Madani

corcom@mum.co.id

www.mum.co.id