Cara Efektif Meningkatkan Efisiensi Kerja

Dalam bekerja terutama dalam tim, kita kerap bertemu dengan kurangnya efisiensi dan produktivitas. Meeting yang terlalu lama, e-mail yang terlalu banyak, dan pekerjaan yang saling menumpuk, adalah beberapa contoh kurangnya efisiensi tersebut. Karena itu, dibutuhkan efisiensi kerja agar keseluruhan pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan lebih terorganisir.

Apa itu Efisiensi Kerja?

Efisiensi kerja adalah bagaimana sebuah pekerjaan memiliki dampak yang tinggi (high impact) dan dilakukan dengan sepraktis mungkin. Menurut Goldsmith, E. B. (2012) dalam jurnal Work Efficiency and Motivation, efisiensi juga tentang bagaimana kita bisa mengurangi friksi dan distraksi di tempat kerja. Dengan efisiensi kerja, kita dapat membangun sebuah lingkungan pekerjaan dengan cara kerja yang efektif dan juga mendorong adanya kerja tim yang sehat, sehingga performa tim dapat meningkat. 

Kendala Umum yang Menghambat Efisiensi Kerja

Ada beberapa faktor yang dapat menghambat efisiensi dalam bekerja, dikutip dari indeed.com, setiap organisasi memiliki tantangannya tersendiri yang harus dihadapi setiap hari baik dari internal maupun eksternal. Kendala-kendala yang biasa dihadapi tersebut adalah:

• Komunikasi yang kurang baik. Komunikasi adalah hal penting untuk memastikan masing-masing anggota tim memiliki satu tujuan yang sama, namun hal ini kurang diperhatikan sehingga masing-masing anggota tim berjalan sendiri-sendiri sehingga pekerjaan yang dilakukan kurang efisien. 
• Kurangnya motivasi untuk bekerja sama. Walaupun kita bekerja secara individual, namun ada kalanya harus beririsan dengan orang lain. Seorang pekerja harus bisa bekerja dalam tim. Pembagian tugas yang kurang seimbang, adanya rekan kerja yang dominan, atau karyawan yang  tidak berkontribusi banyak, kerap menjadi alasan kurangnya motivasi seseorang untuk bekerja sama dengan rekan kerjanya. 
• Karakteristik lingkungan. Lingkungan pekerjaan juga memiliki dampak yang cukup besar bagi produktivitas para pekerja. Jika seseorang tidak nyaman dengan lingkungan pekerjaan atau kebiasaan-kebiasaan yang ada di tempat kerjanya, ia cenderung kurang termotivasi untuk melakukan yang terbaik bagi pekerjaannya. Akhirnya, mereka juga jadi kurang efisien dalam bekerja. 

• Penilaian kinerja yang kurang efektif. Setiap perusahaan pasti memiliki cara khusus untuk menilai kinerja dari para karyawannya. Namun terkadang, banyak karyawan yang merasa hasil penilaiannya kurang cocok atau tidak ada follow up dari perusahaan setelah melakukan penilaian. Inilah yang membuat beberapa orang jadi kehilangan motivasi untuk bekerja dengan maksimal, dan menjadi kurang efisien dalam bekerja.       

Tips Meningkatkan Efisiensi Kerja

Berikut adalah tips yang dapat diikuti untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memaksimalkan potensi dari para pekerja:

• Kurangi meeting yang tidak penting. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi tim adalah dengan mengurangi meeting-meeting yang kurang penting. Bukan berarti meeting itu tidak penting, namun meeting yang produktif adalah yang memiliki agenda jelas, peserta meeting yang tepat, serta semua orang sudah mempersiapkan solusi untuk masalah yang akan didiskusikan. Jadi, mulailah untuk melaksanakan meeting untuk hal yang penting saja. Jika memang harus melakukan meeting tambahan, coba untuk memaksimalkannya  hingga 30 menit saja agar lebih efektif. 

• Meningkatkan efisiensi meeting. Setelah mengurangi jumlah meeting, kamu juga bisa meningkatkan efisiensi dari meeting yang sudah kamu atur. Agar meeting lebih produktif dan efektif, lakukanlah hal berikut ini:

• Membuat agenda sebelum meeting. Pastikan setiap meeting memiliki tujuan, buatlah agenda meeting dan kirimkan kepada anggota atau peserta meeting agar mereka bisa melihat apa tujuan dari diadakannya pertemuan tersebut. 

1. Tentukan aturan meeting. Entah itu temu muka atau virtual, pastikan untuk menetapkan dan memberitahukan aturan-aturan tersebut kepada peserta meeting. Apakah peserta harus membawa atau menyimpan laptopnya? Jika rapat virtual, apakah video harus dihidupkan? Kalau ada banyak orang yang ingin mengutarakan pendapat, siapakah yang mulai duluan? Pastikan aturan-aturan ini  sudah disepakati sebelum rapat dimulai. 
2. Tuliskan catatan dan kumpulkan feedback untuk meningkatkan efisiensi. Tuliskan catatan penting yang actionable, lalu tentukan siapa saja yang akan mengerjakan tugas beserta deadline-nya. Setelah itu, kumpulkanlah feedback dari para peserta meeting agar tahu apa saja yang perlu ditingkatkan di meeting selanjutnya agar lebih efektif lagi. 
3. Hubungkan tujuan perusahaan dengan pekerjaan individu. Jika pekerja memahami dengan jelas bagaimana pekerjaannya berhubungan dengan tujuan perusahaan, ia akan lebih mudah menentukan proyek dan tugas mana yang akan memberi dampak besar. Dikutip dari asana.com, karyawan yang memiliki kejelasan tentang bagaimana pekerjaan mereka memengaruhi misi organisasi mereka, dua kali lebih termotivasi dibandingkan rekan-rekannya. Jadi, jika sebuah tugas atau proyek tidak mendukung tujuan, sasaran, atau misi perusahaan secara keseluruhan, pertimbangkanlah lagi apakah itu benar-benar perlu dikerjakan atau tidak.
4. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan key results. Setiap hari, kita mungkin memiliki sepuluh tugas berbeda yang harus diselesaikan. Sepertinya semua tugas itu penting dan mendesak. Namun, dari mana harus memulai? Di mana kita seharusnya menghabiskan sebagian besar waktu dan energi kita? Inilah pentingnya memiliki tujuan yang jelas atau key results.Tentukan tujuan jangka pendek dan lakukan pekerjaan yang dapat mencapai tujuan jangka pendek itu dulu. Tujuan pendek ini nanti akan memberikan dasar yang kuat untuk kita mencapai tujuan jangka panjang.
5. Hapus, tunda, delegasikan, atau kurangi pekerjaan dengan prioritas rendah. Akan ada saat-saat di mana kamu dan anggota tim memiliki terlalu banyak pekerjaan. Karena itu dibutuhkan keberanian untuk menghapus, menunda, mendelegasikan,atau mengurangi pekerjaan dengan prioritas yang rendah. Lihatlah kembali gambaran besar tugas atau proyek yang sedang dilakukan, dan identifikasikan apa saja pekerjaan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, dan mana yang harus dihapus, ditunda, didelegasikan, atau dikurangi.

Meningkatkan efisiensi pekerjaan adalah sebuah proses yang harus dilakukan secara berkala. Memang akan terasa melelahkan, namun hal ini akan berdampak besar bagi cara kamu dan tim bekerja. Pekerjaan yang dilakukan dengan efisien, akan membuahkan hasil yang maksimal.  

Informasi lebih lanjut:

Putri Amandawati

Corporate Communication

PT Mitra Utama Madani

corcom@mum.co.id

www.mum.co.id